O uso inteligente das ferramentas de comunicação

No ambiente de trabalho, a boa comunicação depende não só do conteúdo da mensagem, mas também do meio utilizado. O uso indiscriminado de e-mails, mensagens instantâneas, chats e reuniões pode gerar excessos e prejudicar a produtividade. Como equilibrar esse uso, tendo disponíveis tantas ferramentas?.

A comunicação eficiente não é determinada pelo envio de maior número de mensagens, mas sim por mensagens claras e bem direcionadas. Ao utilizarmos as ferramentas adequadas, evitamos a multiplicidade de informações vindas de diferentes fontes, permitindo um melhor entendimento do que está sendo dito e aumentando a produtividade, já que as decisões terão como base dados seguros.

Quando falamos em ferramentas de comunicação, nos referimos a tecnologias que viabilizam a troca de informações. No entanto, conversas verbais, presenciais ou por telefone, também são essenciais. Pertencentes à categoria das ferramentas orais, elas favorecem a comunicação imediata e permitem o uso de expressões não verbais que integram as relações.
Podemos dizer que as ferramentas se complementam, mas qual é o uso correto? Existem regras? Se não exatamente regras pré-fixadas, o bom senso que sugere:

1. Escolha a ferramenta certa para cada mensagem
• E-mail: Ideal para informações formais, documentos e comunicados que não exigem resposta imediata, mas que valem estar bem registrados.
• Chats corporativos (WhatsApp, Teams, Slack): Úteis para conversas rápidas, mas que podem gerar distrações, se usados em excesso e interpretações equivocadas, se escritas e lidas com pressa e falta de atenção.
• Reuniões: Devem ser reservadas para discussões estratégicas e decisões colaborativas, evitando encontros longos e desnecessários.
• Plataformas colaborativas (Trello, Asana, Notion): Auxiliam na organização de tarefas e evitam o excesso de mensagens sobre o andamento de projetos.

2. Evite o “bombardeio” de informações
• Antes de enviar um e-mail, pergunte-se se a informação é necessária para todos os destinatários.
• Use mensagens diretas e objetivas. Se precisar de detalhes, prefira anexar documentos ou utilizar plataformas específicas.
• Defina horários para checagem de e-mails, evitando interrupções constantes no fluxo de trabalho.

3. Crie boas práticas de comunicação na equipe
• Estabeleça regras claras sobre quais canais usar em cada tipo de mensagem.
• Incentive o uso de palavras-chave nos assuntos dos e-mails para facilitar a organização e futuras buscas.
• Respeite o tempo de resposta: nem tudo precisa ser respondido imediatamente, mas é bom que se defina um critério.

Além desses cuidados, é importante lembrar que a comunicação está diretamente relacionada às tomadas de decisão. A clareza da comunicação influencia a compreensão e direciona escolhas estratégicas, repercutindo nos bons ou maus resultados alcançados.
Com informações bem estruturadas e acessíveis, líderes e equipes conseguem avaliar cenários com mais precisão, evitando dúvidas e reduzindo erros. Comunicar-se bem, além de garantir maior eficiência e produtividade, é essencial para o sucesso e a competitividade do negócio.