Código de Ética, Conduta e Anticorrupção
Código de Ética, Conduta e Anticorrupção
Princípios
Este Código de Ética, Conduta e Anticorrupção da SPHERE IT reflete o compromisso de alcançar os objetivos empresariais com responsabilidade social, valorizando seu relacionamento com acionistas, colaboradores, clientes e fornecedores, preservando o meio ambiente e contribuindo para o desenvolvimento das comunidades em que estamos inseridos.
O Código é baseado nos valores empresariais da SPHERE IT e sustenta a busca pelas boas práticas de governança corporativa, por uma comunicação transparente, objetiva e tempestiva, e por ações e decisões sempre realizadas com responsabilidade, qualidade, honestidade, confiança, respeito e lealdade.
É dever de todos os integrantes da SPHERE IT (administradores, sócios, colaboradores, estagiários, em todas as unidades da SPHERE IT) cumprir e fazer cumprir as disposições deste Código, ficando atribuído aos líderes o dever adicional de divulgar e assegurar o cumprimento do referido documento em suas respectivas áreas de trabalho.
Assim sendo, entende-se que condutas que possam caracterizar infração a qualquer dos princípios deste Código, bem como aquelas em desconformidade com leis e padrões éticos da sociedade em geral, serão consideradas faltas graves.
O Código é válido por tempo indeterminado. É disponibilizado a todos os integrantes da SPHERE IT, que não poderão alegar, em qualquer hipótese ou sob qualquer argumento, desconhecimento das diretrizes e princípios nele constantes.
Valores Empresariais
A prática dos nossos Valores Empresariais nos une e modela nossas atitudes, potencializando nossos resultados e assegurando a perpetuidade da SPHERE IT.
Visão
Ser referência em comprometimento profissional e qualidade dentro do nosso segmento de mercado.
Missão
Atender plenamente as necessidades de nossos clientes tornando-os muito mais eficientes através de produtos e serviços inovadores.
Valores
Comprometimento técnico e profissional; Excelência nos serviços prestados; Relacionamento ético; Promover ações de cunho cultural e social voltados para a sustentabilidade; Inovar sempre.
- Condutas da SPHERE IT
1.1 Com seus integrantes e administradores
- a) Nenhuma forma de discriminação é tolerável, seja por religião, convicção filosófica ou política, nacionalidade, situação econômica familiar, origem, sexo, cor, etnia, deficiência, idade, estado obstétrico, preferência sexual, biotipo, estado de saúde ou estado civil.
- b) É terminantemente proibido qualquer tipo de assédio no âmbito da SPHERE IT, principalmente os de natureza moral e sexual, envolvendo qualquer conduta verbal ou física de humilhação, coação ou ameaça a integrantes da SPHERE IT, ou de criação de ambiente profissional hostil que, injustificadamente, interfira no desempenho individual ou afete as condições de trabalho do envolvido.
- c) Na contratação e enquanto houver relação empregatícia com a SPHERE IT, as pessoas que tenham vínculo de parentesco direto com outro(s) empregado(s) devem assegurar a inexistência de conflitos de interesse.
- d) É garantida a liberdade de associação dos colaboradores a quaisquer entidades de classe legitimamente constituídas, assim como é reconhecido o efetivo direito à negociação coletiva de trabalho.
- e) É vedada a existência de qualquer forma de trabalho infantil, forçado ou compulsório no âmbito da SPHERE IT.
- f) A SPHERE IT não deve se relacionar com companhias que pratiquem trabalho infantil, forçado ou compulsório, sejam fornecedores, prestadores de serviço, clientes ou parceiros.
- g) É inaceitável a ocorrência de qualquer forma de protecionismo ou privilégio na relação entre líder e liderados.
- h) A privacidade e a confidencialidade das informações pessoais devem ser respeitadas.
- i) A SPHERE IT deve proporcionar um ambiente e condições de trabalho seguros e saudáveis.
- j) A prevenção, especialmente no que tange à saúde e a condições seguras de trabalho, deve prevalecer sobre as ações corretivas.
1.2 Com seus acionistas e o mercado em geral
- a) O relacionamento da SPHERE IT com seus acionistas e investidores deve basear-se nas normas vigentes e na comunicação precisa, transparente e tempestiva de informações que lhes permitam acompanhar as atividades da Companhia e avaliar seu desempenho e potencial.
- b) A SPHERE IT deve gerar e manter seus registros e informações contábeis em rigorosa consistência com a legislação, normas e melhores práticas existentes, permitindo uma base confiável de avaliação e divulgação de suas operações.
1.3 Com seus clientes, fornecedores, parceiros e Governos
- a) A SPHERE IT deve sempre conduzir suas negociações com honestidade e ética, tanto com clientes quanto com fornecedores, parceiros e Governos.
- b) As decisões de contratação de fornecedores e parceiros devem se nortear por critérios objetivos que abranjam todos os aspectos fundamentais da seleção, dentre eles, conformidade técnica, desempenho, qualidade, preço e condições de pagamento, prazos, condições de garantia, risco, condições de pós-venda e o que mais for relevante em cada caso.
- c) A SPHERE IT não deve adotar ações que possam denegrir a imagem de seus clientes, fornecedores, colaboradores, parceiros e Governos.
- d) A SPHERE IT deve adotar, em suas interações e práticas comerciais, em quaisquer situações, os mais elevados padrões éticos e de integridade nos negócios, o que inclui cumprir plenamente a legislação aplicável e os princípios e valores da SPHERE IT, bem como suas políticas e procedimentos aplicáveis.
- e) As relações da SPHERE IT com governantes, autoridades públicas ou partidos políticos devem ser baseadas na transparência, na honestidade e na ética, de forma a assegurar relacionamentos íntegros e sustentáveis com as autoridades dos poderes Executivo, Legislativo e Judiciário, nas esferas municipal, estadual (regional) e federal (nacional) dos diversos países, sempre respeitando as leis vigentes.
- f) A SPHERE IT deve manter absoluta neutralidade política e não fazer contribuições, sob qualquer forma, a partidos ou organizações políticas ou a candidatos a cargos eletivos.
- g) Todos os processos licitatórios com a Administração Pública deverão ser conduzidos com a supervisão direta de um membro da alta direção.
- h) Todas as medidas relacionadas à celebração, prorrogação e alteração de contratos administrativos somente podem ser autorizados pela Alta Direção da SPHERE IT.
- i) A SPHERE IT não estabelecerá relações comerciais com empresas que, reconhecimdamente, não observerm padrões éticos compatíveis com os da SPHERE IT.
1.4 Com seus concorrentes
- a) Não é admissível o uso de métodos ilegais ou antiéticos para a obtenção de informações sobre concorrentes, como segredos de negócios, indução à divulgação de informações confidenciais por parte de seus colaboradores ou furto de informações sigilosas e confidenciais, dentre outros.
- b) A SPHERE IT não deve adotar ações que possam prejudicar a imagem de seus concorrentes, bem como de seus produtos e serviços.
1.5 Com o meio ambiente
A SPHERE IT deve priorizar a ação preventiva no que tange aos desafios ambientais, agindo com responsabilidade e tempestividade na administração dos contenciosos e passivos ambientais eventualmente existentes.
A SPHERE IT deve agir de forma preventiva em relação a potenciais riscos ao meio ambiente e à saúde e segurança das pessoas, evitando desperdícios e eventos adversos e dando preferência ao uso e consumo de produtos e serviços social e ambientalmente responsáveis, levando em conta todo o ciclo de vida dos produtos e as condições de trabalho da cadeia de fornecimento.
A SPHERE IT deve reduzir o consumo, reutilizar materiais e produtos e, quando não for possível, efetuar o descarte adequado dos resíduos.
1.6 Com entidades de representação dos colaboradores legalmente constituídas
A SPHERE IT reconhece o direito à negociação coletiva do trabalho de seus colaboradores e deve sempre agir com integridade nos processos de comunicação e discussão com as respectivas entidades representativas legalmente constituídas, sempre em plena observância às legislações aplicáveis.
1.7 Quanto a conflito de interesses
- a) Os integrantes da SPHERE IT têm o dever de lealdade perante a mesma, devendo defender os legítimos interesses desta sempre que necessário, fundamentando seu comportamento em atitudes que não coloquem em risco a imagem e a segurança financeira e patrimonial da SPHERE IT.
- b) Os interesses privados dos integrantes da SPHERE IT não devem interferir nos interesses da SPHERE IT. Nesse sentido, deverão ser evitadas todas e quaisquer relações que apresentem ou pareçam apresentar conflito de interesses entre a SPHERE IT e os seus integrantes, inclusive conflitos que envolvam seus familiares ou pessoas do seu relacionamento próximo, tanto profissional quanto pessoal.
- c) Os integrantes da SPHERE IT não podem ter interesses econômicos ou financeiros em concorrente, cliente, distribuidor ou fornecedor, na medida em que tal interesse possa influenciar ou parecer influenciar suas ações efetuadas em nome da SPHERE IT.
- d) Ocorrendo uma situação que represente ou possa representar conflito de interesses ou situação em que não seja possível evitar tal conflito, o integrante da SPHERE IT envolvido deve levar o assunto formalmente à diretoria, relatando integralmente por escrito todas as circunstâncias relacionadas ao caso.
- e) Os integrantes da SPHERE IT consideradas Pessoa Exposta Políticamente, segundo classificação do COAF, devem levar o assunto formalmente à diretoria, relatando integralmente a situação por escrito.
- f) É proibido a integrantes da SPHERE IT solicitar presentes, gorjetas, refeições, brindes, cortesias ou quaisquer outras vantagens, tanto em benefício próprio quanto de familiares ou pessoas de seu relacionamento próximo, quer profissional, quer pessoal.
- g) Na ocorrência ou na iminência de ocorrer a contratação de agentes públicos e seus familiares, tal informação deve ser levada formalmente à diretoria, para evitar situações de conflitos de intresses.
- h) Os integrantes da SPHERE IT, exceto quando claramente não represente um conflito de interesses, não podem trabalhar para ou receber remuneração por serviços prestados a qualquer concorrente, cliente, distribuidor ou fornecedor.
- i) É vedada a execução de trabalhos que não sejam relacionados às atividades da SPHERE IT, caracterizados como trabalhos estranhos, sendo vedada também a venda de produto ou serviço de qualquer tipo nas instalações da SPHERE IT, independentemente de ser durante ou fora dos horários de expediente normal de trabalho.
- j) Não é permitido utilizar bens da SPHERE IT, como telefones, aparelhos diversos, materiais ou informações de sua propriedade, para trabalhos estranhos às atividades desenvolvidas pela SPHERE IT.
1.8 Brindes e presentes
- a) Os integrantes da SPHERE IT podem aceitar brindes de baixo valor (referência até US$ 100), sempre assegurado que não haja qualquer comprometimento de seu juízo de avaliação e que não haja qualquer entendimento, expresso ou implícito, de que está de alguma forma obrigado a fazer algo em retribuição ao bem oferecido. Caso o presente ou brinde seja recebido em condições que não permitam ao integrante da SPHERE IT recusá-lo, ou se houver razoável dúvida se o valor do brinde supera o valor de referência, o bem deverá ser encaminhado ao respectivo Diretor, para que decida qual a destinação adequada. Os diretores poderão, em situações excepcionais, autorizar o recebimento de presentes, brindes ou outras coisas de valor ou utilidade que excedam o valor de referência.
- b) É vedado o recebimento de brindes, favores ou quaisquer coisas de valor ou utilidade que possam gerar até mesmo a mera aparência de impropriedade de conduta ou potencial impacto em decisões de negócios da SPHERE IT. O recebimento, por qualquer integrante da SPHERE IT, de dinheiro, quaisquer outros bens ou serviços oferecidos por terceiros (mesmo que em sorteio ou concurso) em qualquer contexto relacionado, direta ou indiretamente, à sua atividade na SPHERE IT é terminantemente proibido, independentemente do valor envolvido.
- c) É vedada a concessão de brindes, favores ou coisas de valor ou utilidade a contrapartes comerciais (inclusive potenciais contrapartes) e seus integrantes, exceto no caso de itens promocionais ou de campanha de vendas cujo valor não exceda o valor de referência (até US$ 100) e que sejam utilizados com a finalidade de divulgação institucional ou comercial da SPHERE IT ou de seus produtos e, ainda, que não interfiram ou possam interferir na tomada de uma decisão de negócio da outra parte. Os diretores poderão, em situações excepcionais, autorizar a concessão de brindes ou outras coisas de valor ou utilidade que excedam o valor de referência.
- d) É expressamente vedado a todos os integrantes da SPHERE IT, com o intuito de obter benefício para si ou para a SPHERE IT, oferecer ou prometer, diretamente ou por meio de terceiros, pagamentos, presentes, brindes, hospitalidades ou benefícios a agentes públicos ou a terceira pessoa a eles relacionada, partidos políticos ou a seus membros, bem como a candidatos a cargos políticos, e a familiares ou equiparados de qualquer um dos anteriormente descritos.
- e) Doações e Patrocínios são permitidos, desde que feitos em observância ao procedimento interno, ao Estatuto Social e à legislação em vigor e com autorização da Diretoria.
1.9 Quanto à corrupção, à fraude e a outros delitos
- a) A corrupção ativa ou passiva é rigorosamente intolerável, assim como a extorsão, a propina e a lavagem de dinheiro, bem como quaisquer outras condutas delituosas assemelhadas.
- b) A SPHERE IT tem o firme compromisso de cumprir rigorosamente a legislação aplicável à sua atuação e à condução dos seus negócios, e seus integrantes devem cumprir fielmente tal compromisso. A SPHERE IT não aceitará a prática de qualquer ato que configure ou possa configurar delito empresarial ou que coloque em risco a imagem ou a conduta da SPHERE IT.
- c) Toda a legislação relativa aos temas tratados neste item deverá ser plenamente cumprida pela SPHERE IT e seus integrantes, notadamente a legislação nacional ou estrangeira aplicável, que trate de (i) prevenção e combate à corrupção, bem como a quaisquer outras condutas assemelhadas, incluindo qualquer forma de suborno, fraude, oferecimento ou recebimento de bens, valores, favores ou vantagens indevidas, mesmo que em face de pessoas ligadas a organizações ou empresas privadas; (ii) prevenção e combate à lavagem de dinheiro; (iii) prevenção e combate ao terrorismo, em todas as suas formas, e ao seu financiamento; (iv) prevenção e combate à concorrência desleal e a outras práticas comerciais indevidas; e (v) prevenção e combate ao trabalho escravo ou infantil.
- d) Os registros das atividades, financeiras, fiscais, trabalhistas e a contabilidade serão realizados de forma correta, completa e verdadeira, e os controles relacionados deverão assegurar a pronta elaboração e confiabilidade de relatórios e demonstrações financeiras.
- e) A destruição de registros ou documentos relacionados com colaboradores, saúde ocupacional e segurança, meio ambiente, impostos, contratos, finanças, e, entre outros, só pode ser feita após os prazos legais.
- Condutas dos Integrantes
- a) As atitudes e condutas dos empregados e administradores deverão respeitar as normas da SPHERE IT, bem como as condutas empresariais estabelecidas neste Código. Os integrantes da SPHERE IT deverão seguir TODAS as Política da Sphere, em especial a Política de Segurança da Informação e a Política Interna de Privacidade.
- b) Os integrantes da SPHERE IT cooperarão com auditorias internas e externas e eventuais investigações e fiscalizações realizadas por órgão, entidade ou agente públicos, assegurando que as comunicações e informações sejam feitas exclusivamente por colaboradores autorizadose em conformidade com a legislação aplicável e com as políticas e procedimentos da SPHERE IT.
- c) Os integrantes da SPHERE IT devem manter um ambiente de trabalho seguro, saudável e respeitoso, livre de ofensas, difamação, exploração, discriminação, repressão, intimidação, assédio e violência verbal ou não verbal. Entre as condutas esperadas em qualquer posição hierárquica, mas principalmente pelos gestores, estão a cordialidade, a equidade, a urbanidade no trato com as pessoas, o decoro, o respeito, o profissionalismo e a moralidade.
- d) Os integrantes da SPHERE IT devem cumprir com as Políticas e Normas de conduta estabelecidas pelos clientes, quando estiverem prestando serviços para o cliente.
- e) A não observância de quaisquer das disposições deste Código de Conduta e Anticorrupção, sujeitará ao COLABORADOR infrator, como também ao agente causador ou facilitador, por ação ou omissão de qualquer daqueles relacionados, ao pagamento, ou recomposição, de todas as perdas e danos comprovados pela empresa, bem como as de responsabilidade civil e criminal, as quais serão apuradas em regular processo judicial ou administrativo.
- f) Eventual descumprimento deste Código de Ética, Conduta e Anticorrupção, seja de natureza ética ou legal, poderá gerar sanções administrativas, financeiras, jurídicas e encerramento de contrato.
2.1 Informações privilegiadas
É terminantemente proibido que as informações da Empresa, que não sejam de domínio público, sejam divulgadas por seus integrantes, o mesmo se aplicando em relação às informações relativas a seus clientes e fornecedores.
2.2 Meio ambiente, saúde e segurança
Os integrantes da SPHERE IT devem zelar pelo meio ambiente, por sua saúde pessoal e a de seus colegas de trabalho, e pelo ambiente de trabalho, eliminando eventuais atos inseguros na execução de suas tarefas e atribuições.
2.3 Recursos da SPHERE IT
Os integrantes da SPHERE IT devem zelar pela boa alocação e uso de bens e instalações da SPHERE IT, tais como equipamentos, provisões, imóveis, ferramentas, estoques, sistemas, softwares e veículos, dentre outros. Tais bens e instalações, bem como recursos financeiros de qualquer natureza, dados e informações, devem ser utilizados em benefício exclusivo da SPHERE IT.
É vedada a utilização ou a instalação de software não legalizado e não autorizado em computadores ou periféricos disponibilizado pela SPHERE IT ou qualquer um de seus clientes, independentemente do tipo de pagamento e do tipo de licença envolvido.
2.4 Conflito de interesses
- a) Os integrantes da SPHERE IT que, porventura, tenham familiares ou pessoas do seu relacionamento próximo, tanto profissional quanto pessoal, trabalhando em negócios que têm por objetivo prestar serviços ou fornecer bens para a SPHERE IT não podem usar de sua influência pessoal no andamento de negociações, decisão de escolha ou fechamento de negócios.
- b) É vedado aos integrantes da SPHERE IT o exercício de atividades externas, remuneradas ou não, que possam caracterizar conflito de interesses com os negócios da SPHERE IT ou utilização indevida de informações, tecnologias, conhecimentos ou quaisquer outros meios, tangíveis ou intangíveis, que sejam de propriedade da SPHERE IT.
2.5 Relações com concorrentes
Não é permitido discutir ou dialogar com concorrentes sobre informações privadas relativas a vantagens competitivas, como política de preços, termos de contratos, custos, estoques, mercado e planos de produto, pesquisas de mercado ou assemelhados, em particular que possam caracterizar violação dos princípios de livre concorrência ou reserva de mercado.
2.6 Política e religião
As dependências da SPHERE IT constituem o local de trabalho de todos os colaboradores, das mais variadas e diversas culturas religiosas e políticas, fazendo com que todas e quaisquer manifestações de cunho religioso ou político devam ser, por princípio, evitadas.
2.7 Internet, e-mail e mídias sociais
- a) É vedado aos integrantes da SPHERE IT, manifestar opiniões dando a entender ou subentender que seja posicionamento oficial da SPHERE IT.
- b) Os integrantes da SPHERE IT não devem divulgar ou compartilhar imagens, vídeos ou informações da SPHERE IT, de seus clientes, de seus colaboradores ou de parceiros que não tenham sido divulgadas nos canais oficiais.
- c) Computadores e servidores, inclusive e-mails e outras mensagens enviados e recebidos, são de propriedade da SPHERE IT, e seus conteúdos não são considerados privados, exceto quando exigido por legislação específica.
- Condutas dos Fornecedores e Terceiros
É esperado que todos os Fornecedores e Terceiros cumpram com as diretrizes deste Código de Ética, Conduta e Anticorrupção. Também é esperado que todos os Tornecedores e Terceiros apliquem padrões similares nas suas próprias cadeias de fornecimento.
Eventual descumprimento deste Código de Ética, Conduta e Anticorrupção, seja de natureza ética ou legal, pode gerar sanções administrativas, financeiras, jurídicas e encerramento de contrato.
Nenhum Fornecedor ou Terceiro poderá atuar em processos licitatórios em nome da SPHERE IT.
- Comunicação de Violações / Canal de Denúncias
Na ocorrência de descumprimento aos termos descritos neste Código, sejam elas éticas ou legais, a SPHERE IT possui um canal de comunicação que possibilita a qualquer pessoa informar tal descumprimento ou eventual distorção percebida no que tange ao disposto no Código. Basta nos enviar um e-mail no endereço compliance@sphereit.com.br
O canal de denúncias é aberto ao público e asseguramos o anonimato e a confidencialidae das denúncias, além da não retaliação ao denunciante de boa fé.
O descumprimento deste código de Ética, Conduta e Anticorrupção pode resultar em sanções, de acordo com a gravidade da ocorrência, suas circunstâncias, e o nível de participação de cada envolvido, inclusive para os membros da alta direção da SPHERE IT. A apuração ocorrerá de forma sigilosa, profissional e imparcial.
- Dúvidas e Omissões
As diretrizes do Código de Ética, Conduta e Anticorrupção da SPHERE IT permitem avaliar grande parte das situações e minimizar a subjetividade das interpretações sobre princípios éticos e de conduta, mas não detalham, necessariamente, todas as situações que podem surgir no cotidiano de cada integrante da SPHERE IT. Assim, em caso de dúvida na aplicação das diretrizes deste Código em determinadas situações, o líder ou responsável imediato deverá ser previamente consultado.
Versão: março/2023